Projecten kunnen zowel handmatig als automatisch aangemaakt worden. Het automatisch genereren van een project kan via offertes, verkooporders, productieorders, servicecontracten of serviceorders.

Er zijn vijf soorten projecten die aangemaakt kunnen worden:

• Vast: deze projecten worden uitgevoerd voor een vast vooraf afgesproken bedrag.
• Nacalculatie: deze projecten worden uitgevoerd op basis van de gemaakte kosten.
• Training: deze projecten worden gebruikt voor trainingen voor zowel klanten als werknemers.
• Intern: deze projecten worden gebruikt voor kostenregistratie.
• Productie: deze projecten worden gebruikt naar aanleiding van een verkooporder met een ‘Maak’ artikel of naar aanleiding van een productieorder.

Handmatig

Om handmatig een project aan te maken gaat u naar [Projecten, Projecten, Projecten onderhouden] en kiest u voor de knop Nieuw.

Automatisch

Of er automatisch een project aangemaakt kan worden hangt af van het type artikel dat wordt gebruikt in de offerte, de verkooporder, de serviceorder of de servicecontracten. Daarnaast is het type artikel ook nog van belang voor wat voor soort project er wordt aangemaakt. Zie onderstaande tabel voor een overzicht van de verschillende scenario’s:

De gegenereerde projecten worden automatisch gekoppeld aan het document en er wordt een projectcode toegewezen. De projectcode wordt overgenomen uit de order of het contract waar vanuit het project is gegenereerd. In het geval van een verkooporder, wordt het verkoopordernummer gebruikt als de projectcode.

De gegenereerde projecten vindt u terug in [Projecten, Projecten, Projecten Onderhouden]. Het project stelt u in staat de levering van de order en de bijbehorende taken, kosten en opbrengsten te beheren.

Voor meer informatie over het onderhouden van de aangemaakte projecten, zie Projecten aanmaken en onderhouden.

In sommige gevallen kan het voorkomen dat de verzendstatus van uw loonaangifte niet wordt bijgewerkt, nadat u uw loonaangifte heeft verzonden. Normaal gesproken wordt de status op het tabblad ‘Aangiften’ bijgewerkt op basis van de statuscodes die Digipoort terugstuurt.

Afgelopen weken is gebleken dat de status in kolom ‘Status’ in sommige gevallen op ‘Verzonden’ is blijven staan. Op dit moment wordt de oorzaak hiervan nog onderzocht.

Handmatig de status ophalen

Wat u in tussentijd kunt proberen om de status te achterhalen, is door op het  -icoon (Actualiseren) te klikken, via het tabblad ‘Berichten’, te benaderen via Systeem ➔Algemeen ➔ Aangiftebeheer ➔ Verzenden via Digipoort. In sommige gevallen wordt de status dan wel bijgewerkt. Indien dit niet helpt, dan kunt u kijken of de status wel verandert als u de aangifte nogmaals inzendt, mits het aangiftetijdvak nog niet is verstreken. Wij raden u aan contact op te nemen met de Belastingdienst indien u twijfelt of uw aangifte correct is aangekomen.

Wij laten het u weten zodra de oorzaak van dit punt is achterhaald.

Picture credits

Vanaf vandaag zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs.

De volgende service packs staan nu voor u klaar:

• Exact Globe Next 411SP18
• Exact Globe Next 412SP8
• Exact Globe Next 413SP3 (alléén voor Salaris klanten en internationele klanten)
• Exact Synergy Enterprise 256SP18
• Exact Synergy Enterprise 257SP8
• Exact Synergy Enterprise 258SP3 (alléén voor Salaris klanten en internationele klanten)

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kunt u per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kunt u in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. U kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dient u een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteert u in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Wanneer het service pack er niet bij staat, klikt u eerst op  naast het veld om de lijst met beschikbare updates te verversen. Hiervoor is het van belang dat de gebruikersnaam, het wachtwoord en het domein zijn ingevuld.

Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kunt u onderstaande links raadplegen:

• Update van Exact Globe Next via het internet
• Het updaten van Exact Synergy Enterprise

In Exact Globe en Exact Compact heeft u de mogelijkheid om uw aangiften (btw, icp en loonaangifte) elektronisch via Digipoort te versturen naar de Belastingdienst.

Verhoogd beveiligingsniveau van Digipoort

In April 2017 verhoogt Digipoort het beveiligingsniveau van de communicatie. De recente product updates van Exact Globe en Exact Compact zijn hier reeds gereed voor, maar mogelijk dient u aanvullende stappen uit te voeren. De uit te voeren stappen zijn afhankelijk van uw situatie en het besturingssysteem dat u gebruikt. Het gaat hierbij om het besturingssysteem dat aanwezig is op het systeem waarvandaan u de aangifte verstuurt.

• Windows 7 of nieuwer
• Windows Vista of Windows Server 2008

Meer technische achtergrondinformatie over deze wijziging van Logius, kunt u via deze link raadplegen.

Zoals u in deze blog post heeft kunnen lezen, heeft het Pensioenfonds Zorg en Welzijn, de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA), geïmplementeerd per 1-1-2017. In samenwerking met een aantal van onze klanten en PFZW, hebben wij de afgelopen maanden gewerkt aan de implementatie van dit nieuwe berichtenformaat in onze software. Graag willen we u laten weten dat wij inmiddels zijn gevalideerd voor de UPA.

Controleer de versie van uw software

Om de aangifte helemaal correct te kunnen verzenden, hebben wij een aantal wijzigingen doorgevoerd in de software. Om te weten of u reeds beschikt over deze wijzigingen, raden wij u aan te controleren wanneer uw software voor het laatst is bijgewerkt. In Exact Globe kunt u dit zien via  ➔ Over. Hier vindt u de laatste bijwerkdatum. Hier dient een datum van 23-1-2017 of later te staan. Tevens dient u ten minste te beschikken over product update 411SP16, 412SP6, of 413. Om te controleren welk service pack er is geïnstalleerd kunt u het bestand ‘ReadMe.txt’ in de bin map van de Exact Globe Next installatie raadplegen.

Indien u uw UPA aangifte reeds heeft ingestuurd terwijl u over een eerdere bijwerkdatum en/of product update beschikt, dan zou PFZW de aangifte graag nogmaals ontvangen. U kunt de aangifte verwijderen via knop ‘Historie’ in menupad Salaris ➔ Aangiften ➔ Periodiek ➔ UPA, een update uitvoeren en dan nogmaals verwerken en versturen.

Aanvullende verbeteringen

Indien uw geïnstalleerde software beschikt over bovenstaande eigenschappen, is het reeds mogelijk om de UPA aangifte correct te kunnen verzenden. Na bovengenoemde datum zijn wij doorgegaan met het doorvoeren van een aantal aanvullende verbeteringen:

• Handmatig aangemaakt componenttypes 2161/2160 PGGM AP premie werknemer/werkgever worden nu ook meegenomen in de UPA aangifte als de medewerker ouder dan 65 jaar is
• In het voorloopscherm van de UPA aangifte zijn er bij 4 wekelijke verloning geen perioden uit 2016 meer zichtbaar
• Het veld ‘Naam leverancier’ kan maximaal 35 tekens bevatten
• Verbetering in de waarde ‘AantVerlUPens’ bij het gebruik van loonboekingstype ‘regulier en bijzonder’ bij componenten 35351201 t/m 35351204
• De Gebruikersnaam van de Webservice kan meer dan 10 tekens bevatten

Indien u ook wilt beschikken over deze verbeteringen, dan dient u ten minste te beschikken over de bijwerkdatum van 3-3-2017.

Voor meer informatie over de UPA kunt u de documenten in de sectie ‘Uniforme Pensioen Aangifte (UPA)’ van de Startpagina Salaris raadplegen.

Picture credits

Om een project goed uit te kunnen voeren dienen er taken gepland te worden. Nadat deze taken zijn ingepland en uitgevoerd dienen de medewerkers de daadwerkelijk gewerkte uren en gemaakte kosten te realiseren. In deze blogpost wordt uitgelegd hoe u taken in kunt plannen en aan de juiste medewerkers toe kunt wijzen en hoe de betreffende uren en kosten vervolgens gerealiseerd en gefiatteerd kunnen worden.

Taken plannen

Taken kunnen vanuit verschillende plekken worden gegenereerd, bijvoorbeeld vanuit een offerte, verkooporder, bestelling, productieorder, projectorder of interne orders. Tevens kan er op een later moment nog een taak aangemaakt worden vanuit een bestaand project.

In eerste instantie wordt er geen specifieke medewerker aan een taak gekoppeld, tenzij de medewerker reeds is gespecifieerd in één van de bovengenoemde invoerschermen. Aan iedere taak dient echter wel een medewerker gekoppeld te worden zodat er een goed inzicht ontstaat in de beschikbare capaciteit.

Om een overzicht te krijgen van taken die nog niet zijn toegewezen gaat u naar [Projecten, Planning, Werkzaamheden].

U kunt de optie Lege medewerker selecteren om alle taken te tonen die nog niet zijn toegewezen.

Er zijn drie manieren om medewerkers aan een taak te koppelen:

• Via de Medewerker planning in menu [Projecten, Planning, Medewerker planning], [HR, Planning, Persoonlijk] of [HR, Planning, Ondergeschikten].
• Via de projectkaart in het menu [Projecten, Projecten, Projecten onderhouden]. Via dit menupad kunnen alleen medewerkers met dezelfde divisie als de projectmanager worden toegewezen.
• Door het invoeren van een Nieuwe taak in menu [Projecten, Planning, Werkzaamheden].

Voor meer informatie, zie Werkzaamheden plannen en aanpassen en de Gerelateerde onderwerpen in dat document.

Realiseren

Gedurende de loop van een project dient de daadwerkelijke tijd en de daadwerkelijke kosten/materialen die aan een project zijn besteed geregistreerd te worden. U kunt de daadwerkelijke uren en kosten die aan een project zijn besteed realiseren via [Projecten, Invoer, Realisaties]. Standaard wordt uw eigen medewerkersnummer ingevuld, dit kunt u echter wijzigen in het geval u realisaties voor een andere medewerker in wilt voeren. Bij het invullen van de daadwerkelijke uren is het verplicht de volgende informatie te vermelden:

• de daadwerkelijke hoeveelheid bij Realisatie
• een omschrijving van de activiteit
• de juiste (uren) artikelcode
• het betreffende project

Voor meer informatie over het invoeren van realisaties, zie Realisaties invoeren per dag.

Fiatteren

De realisaties die zijn ingevoerd dienen te worden gecontroleerd via [Projecten, Invoer, Fiatteren]. In de meeste gevallen dient dit gedaan te worden door de projectmanager of de lijnmanager. De manager controleert of de ingevoerde gegevens correct zijn en of deze aan het juiste project of de juiste activiteit zijn gekoppeld.

Als u een goedgekeurde realisatie ontdekt die toch verkeerd is ingevoerd kunt u de volgende stappen volgen om de correctie door te voeren.

1. Ga naar [Projecten, Invoer, Realisaties]. U kunt ook kiezen voor [Projecten, Invoer, Arbeidsuren] of [Projecten, Invoer, Uren per kostenplaats].
2. Typ of selecteer de medewerker waarvan de uren gecorrigeerd moeten worden in het veld Medewerker.
3. Bij Realisatie datum typt of selecteert u de datum die behoort bij de uren die gecorrigeerd moeten worden en vervolgens drukt u op de Tab toets om de realisaties voor die datum te tonen.
4. In de kolom Realisatie typt u het juiste aantal uren dat aan de taak is besteed. Klik vervolgens op Bewaren.
5. Heropen [Projecten, Invoer, Realisaties] en herhaal stap 1, 2 en 3. U ziet dat een nieuwe regel voor het ene extra uur is toegevoegd als correctieregel. De extra regel moet gefiatteerd worden zodat deze gefactureerd kan worden aan de opdrachtgever.

Volgende keer

In de volgende blogpost in deze serie wordt uitgelegd hoe de gefiatteerde uren en kosten gefactureerd kunnen worden naar de klant.

Naar aanleiding van de inhoudelijke controles van de aangiftes door de belastingdienst kunt u een brief hebben ontvangen met daarin de volgende melding:

“Controle loonaangifte: Als Code soort inkomstenverhouding ongelijk is aan 11, 13, 15, 17, 31 of 33 dan moet het aantal verloonde uren 0 (nul) zijn.”

De melding wordt veroorzaakt doordat in het component (type Salaris) het veld Aangifterubriek op tabblad Extra gegevens op een onjuiste waarde staat.

Om ervoor te zorgen dat de uren niet meegenomen worden bij bv pensioenuitkeringen dient dit veld op Niet van toepassing te staan.
Het advies is tevens om het veld Bron op tabblad Algemeen op NVT te zetten.
Dit kunt u aanpassen in menupad Salaris ➔ Componenten ➔ Onderhouden.

Indien het salariscomponent ook gebruikt wordt bij medewerkers met een van de andere code soort inkomstenverhouding, dan dient u onderstaande stappen te doorlopen:

1. Maak een nieuw component aan van het type salaris, bron ‘nvt’ en aangifterubriek ‘niet van toepassing’
2. Verwijder de salarisberekeningen ( incl verwerkt) voor alle berekende periodes.
3. Verwijder het oude salariscomponent
4. Koppel het nieuwe component uit stap 1
5. Bereken en verwerk de periodes opnieuw.

Om de juiste correctie aan te kunnen leveren bij de belastingdienst dient u bij de medewerker in de juiste periode in de Salarisgegevens, tabblad Polisadministratie, het item Type correctie loonaangifte op Correctie worden gezet.

Hierna kan een nieuwe aangifte worden aangemaakt met type Correctie in menu Salaris ➔ Aangiften ➔ Loonaangifte.
Deze correctie-aangifte kunt u bij de eerst volgende volledige aangifte meenemen.

Behalve interne projecten dienen projecten gefactureerd te worden aan de klant. Voor Vaste prijs projecten is dit nooit meer dan dat er is gebudgetteerd, maar voor Nacalculatie en Training projecten is het te factureren bedrag afhankelijk van de realisaties. Het is mogelijk om gedurende de loop van het project te factureren of uitsluitend wanneer het project is afgerond.

 Vaste prijs projecten factureren

Bij een Vaste prijs project heeft het aantal gemaakte uren en kosten geen invloed op het bedrag dat wordt gefactureerd. U kunt met de klant termijnen afspreken zodat het project in termijnen kan worden gefactureerd en betaald. De termijnen kunnen in de verkooporder opgegeven worden die is gekoppeld aan het project. Hiervoor klikt u in de projectkaart op de knop Order en vervolgens klikt u in de verkooporder op de knop Condities. Hier kunt u de verschillende termijnen invoeren. In onderstaand voorbeeld wordt in 2 termijnen gefactureerd.

U kunt de facturen voor de betreffende termijnen vervolgens vanuit de projectkaart genereren. Hiervoor selecteert u in de sectie Conditie op het tabblad Basis de betreffende termijn en klikt op Genereren: Factuur.

Een andere optie is de facturen te genereren vanuit het factuurvoorstel via [Projecten, Invoer, Factuurvoorstel]. Let er hierbij dan op dat de juiste vervaldatum binnen de gedefinieerde periode valt.

Nacalculatie projecten factureren

Aan het begin van een Nacalculatie project is het niet duidelijk wat er uiteindelijk gefactureerd gaat worden. Het uiteindelijke bedrag hangt af van de gerealiseerde uren en kosten. Echter is het naast het uitsluitend factureren van de gerealiseerde uren en kosten ook mogelijk om termijnen te factureren, gebaseerd op het oorspronkelijk geschatte bedrag.

Wanneer u termijnen aanmaakt in een verkooporder (zie de uitleg bij Vaste prijs projecten factureren) voor een Nacalculatie project, dan zal het type van het project wijzigen naar Nacalculatie met slotfactuur. In het factuurvoorstel ziet u dat het gaat om een project met een slotfactuur:

Na het genereren van alle termijnen (via de knop Termijnen) en het realiseren en eventueel fiatteren van de uren en kosten kan de slotfactuur gegenereerd worden vanuit het factuurvoorstel. Op de gegenereerde factuur wordt het bedrag van de reeds gefactureerde termijnen in mindering gebracht op het bedrag van de gerealiseerde uren en kosten.

Volgende keer

Door middel van verschillende overzichten kunt u alles met betrekking tot de projecten van begin tot eind goed in de gaten houden. In de volgende blogpost in deze serie over projecten wordt uitgelegd welke verschillende overzichten er opgevraagd kunnen worden, wat het doel ervan is en waar u deze kunt vinden in Exact Globe.

Vanaf vandaag zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs. De volgende service packs staan nu voor u klaar:

• Exact Globe Next 411SP19
• Exact Globe Next 412SP9
• Exact Synergy Enterprise 256SP19
• Exact Synergy Enterprise 257SP9

Product update 413SP4 en 258SP4 komen later beschikbaar. Op dit moment werken we aan een oplossing voor een issue met betrekking tot de print engine in product update 413 van Exact Globe. Zodra er meer bekend is en deze service packs beschikbaar komen, kunt u dat lezen op het support blog. We verwachten u hier op korte termijn meer informatie over te kunnen geven.

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kunt u per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kunt u in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. U kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dient u een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteert u in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Wanneer het service pack er niet bij staat, klikt u eerst op  naast het veld om de lijst met beschikbare updates te verversen. Hiervoor is het van belang dat de gebruikersnaam, het wachtwoord en het domein zijn ingevuld. Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kunt u onderstaande links raadplegen:

• Update van Exact Globe Next via het internet
• Het updaten van Exact Synergy Enterprise

In Exact Globe en Exact Compact heeft u de mogelijkheid om uw aangiften (btw, icp en loonaangifte) elektronisch via Digipoort te versturen naar de Belastingdienst.

We hebben besloten een extra aanpassing door te voeren om er voor te zorgen dat communicatie met Digipoort correct verloopt en u de aangiftes kunt blijven versturen via het TLS1.2 protocol. Deze aanpassing is vanaf nu beschikbaar in product update 411SP19, 412SP9 en 413SP3 (vanaf 3-4-2017).

Dit betekent dat u een update dient uit te voeren om over deze verbetering te kunnen beschikken.  Om na 19 april 2017 aangiftes te kunnen versturen dient u over deze update te beschikken. Houd er rekening mee dat het TLS1.2 protocol niet wordt ondersteund in Windows Vista en Windows Server 2008.

Daarnaast dient u mogelijk na 19-4-2017 eeen nieuw SSL certificaat te installeren op de machine waarmee de aangiftes worden verstuurd. Dit SSL certificaat dient niet verward te worden met het PKI certificaat dat nodig is om aangifte te kunnen versturen.

Voor meer informatie, zie Het installeren van het SSL certificaat voor de Digipoort verbinding.

Sinds de vorige lokalisatie update hebben we niet stilgezeten. In deze blogpost laten we zien wat er allemaal is gewijzigd en wat er de komende tijd nog aan zit te komen. Tevens wordt één onderwerp verder toegelicht, maar we starten met een terugblik op de laatste lokalisatie update op dit support blog.

Leest u mee?

Terugblik

In de laatste blogpost over lokalisaties heeft u kunnen lezen dat het nu mogelijk is om voor Belgische debiteuren elektronische facturen te importeren en exporteren die zijn gebaseerd op het standaard Simpler Invoicing UBL versie formaat. Tevens werd vermeld dat we bezig waren met een nieuw XML schema voor BTW 2016/2017 (Luxemburg), een nieuw menu voor de UPA (Nederland), de ondersteuning van Fiscale taxonomie versie 5.4 (Duitsland) en het automatisch factureren voor ‘non-VAT payers’ (Tsjechië).

Wat is er inmiddels aangepast?

In onderstaand overzicht kunt u zien wat er onder andere onlangs is aangepast en vanaf welke product update (en service pack) deze aanpassing beschikbaar is.

Uitgelicht! – Groepering functionaliteit Franse audit file

In het oorspronkelijke ontwerp van de FEC audit file wordt de beginbalans gegroepeerd op grootboekrekening, maar worden de debiteuren- en crediteurenrekeningen gegroepeerd op relatie. Echter zorgt deze manier van groeperen ervoor dat er een verschil ontstaat tussen de Proef- & Saldibalans en de audit file. Om dit verschil te voorkomen is er nu een optie toegevoegd om te kiezen voor groeperen op alleen grootboekrekening of op grootboekrekening én relatiecode.

Deze wijziging zal beschikbaar zijn vanaf product update 414.

Wat komt er nog aan?

De komende tijd kunt u het volgende nog verwachten:

• ERiC MSI bestand in Exact Globe installatie – Duitse wetgeving
• Verbeteringen in de audit file – Franse wetgeving
• BTW-nummer wijzigen in een factuur die uit E-Factuur komt – Nederlandse wetgeving
• E-invoice: XML framework afletteren – Belgische wetgeving
• Optie ‘Rapportage datum’ toegevoegd aan de VAS Reports (Fase 2) – Viëtnamese wetgeving
• Meerdere facturen per betalingen kunnen selecteren om WHT boekingen te genereren – Thaise wetgeving
• Verbeteringen voor de BTW afronding en de BTW factuur functie – Thaise wetgeving

Picture credits

Exact Globe biedt een aantal opties om overzichten te genereren zodat u een duidelijk inzicht heeft in uw projecten: de projectkaart, de hoofdplanning, de controlelijst en het boekingsverslag. Hieronder wordt van bovenstaande overzichten een korte uitleg gegeven over wat het doel is van het overzicht en hoe u dit overzicht op kunt vragen.

Projectkaart

U kunt de projectkaart gebruiken om alle transacties van een project te bekijken. Om de projectkaart op te vragen gaat u naar [Projecten, Projecten, Kaarten]. Selecteer het project en klik op de knop Kaart. Vervolgens kunt u door middel van filters de gewenste gegevens opvragen. Via de knop Zoomen kunt u verdere details bekijken.

Hoofdplanning

De hoofdplanning biedt u een totaaloverzicht van het moeder project inclusief de kind projecten, de artikelen die aan het project zijn gekoppeld, de geplande kosten en opbrengsten en de werkelijke kosten en opbrengsten. In dit overzicht vindt u meer gedetailleerde informatie over het project en de onderliggende projecten ten opzichte van de informatie op het tabblad Planning in de projectkaart. U vindt de hoofdplanning via [Projecten, Planning, Hoofdplanning].

Controlelijst

De controlelijst kan worden gebruikt om een overzicht te krijgen van de facturen die nog gerealiseerd moeten worden, de gefiatteerde facturen die klaar zijn op gefactureerd te worden en de reeds gefactureerde bedragen voor alle projecten. De controlelijst kan opgevraagd worden via [Projecten, Verslagen, Controlelijst]. Dit menupad is alleen beschikbaar wanneer u beschikt over de modules E-Project, E-Factuur en E-Order óf E-Service Management óf E-Verkoopcontract.

Boekingsverslag

Tenslotte het boekingsverslag. Dit verslag geeft u een overzicht van het aantal gerealiseerde uren per project of per medewerker. U kunt dit verslag benaderen via [Projecten, Verslagen, Boekingsverslag].

Volgende keer

In de volgende blogpost in de serie over projecten bespreken we de functie Onderhanden werk.

In een administratie worden de kosten en opbrengsten die aan elkaar zijn gerelateerd, geregistreerd op de winst- en verliesrekening in dezelfde boekingsperiode. Dit wordt het realisatie principe genoemd.

Onderhanden werk (OHW) wordt gebruikt om het resultaat op de winst- en verliesrekening dusdanig te corrigeren dat de kosten en opbrengsten in balans zijn. Het resultaat wordt verhoogd of verlaagd door gebruik te maken van één of meer OHW grootboekrekeningen en een specifieke OHW W&V rekening of een bestaande kosten- of omzetrekening. Onderhanden werk wordt meestal gebruikt voor lange termijn projecten. Bedrijven binnen eenzelfde sector gebruiken vaak dezelfde Onderhanden werk methode. De gekozen Onderhanden werk methode bepaalt hoe het Onderhanden werk wordt berekend, bijvoorbeeld gebaseerd op de gerealiseerde kosten of gebaseerd op de gerealiseerde opbrengsten.

Algemeen

Onderhanden werk is in principe de werkvoorraad van een organisatie die op projectbasis werkt. Onderhanden werk kan uit het volgende bestaan:

• Uren
• Gerealiseerde uren door derden (bijvoorbeeld wanneer (een deel van) het project is uitbesteed)
• Gebruikte materialen
• Kosten van derden (directe kosten)

Vanwege de diversiteit aan organisaties die op projectbasis werken, kan de manier waarop gewerkt wordt met onderhanden werk erg verschillen. De wetgeving voor het boekhouden met onderhouden werk is internationaal geregistreerd in de International Accounting Standards (11).

Lange termijn projecten kunnen worden onderverdeeld in projecten die worden uitgevoerd door uw eigen personeel en projecten die worden uitgevoerd door derden. Wanneer projecten door uw eigen personeel worden uitgevoerd, dan dient de winst uit het jaar van verkoop genomen te worden. Wanneer projecten door derden uitgevoerd worden dan kan de winst bepaald worden op basis van de volgende methodes:

• Winst wordt verkregen bij het afronden van het werk/project. Dit wordt de Afgehandelde contractmethode genoemd.
• Winst wordt proportioneel verkregen bij het realiseren van het werk/project. Dit wordt de Percentage gereed methode genoemd.

Er zijn twee manieren om rekening te houden met onderhanden werk:

• Direct alle kosten en opbrengsten op een winst- & verliesrekening boeken en het onderhanden werk op een later moment bepalen. Dit wordt de Resultaatmethode genoemd.
• Direct de realisaties op de grootboekrekening onderhanden werk op de balans boeken en dit op een later moment op de winst & verliesrekening zetten. Dit wordt de Onderhanden werk methode genoemd.

In Exact Globe gebruiken we de resultaatmethode.

Instellingen

Voordat u gebruik kunt maken van de optie Onderhanden werk (OHW) in Exact Globe dient u in de projectinstellingen te controleren of de juiste grootboekrekeningen zijn ingesteld. U kunt de projectinstellingen definiëren via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Projectinstellingen]. Voor meer informatie over de instellingen, zie Instellingen: Project (Projectinstellingen).

Onderhanden werk genereren

Wanneer u het onderhanden werk op de balans wilt boeken, dient u een deel van de transacties over te dragen naar de grootboekrekening onderhandenwerk op de balans.

Om dit te doen kunt u het betreffende project onderhouden via [Projecten, Projecten, Projecten onderhouden] en klik op de knop Onderhanden werk om direct het Onderhanden werk scherm te openen voor het huidige project. Om Onderhanden werk voor meerdere projecten te genereren kunt u gaan naar [Projecten, Projecten, Onderhanden werk].

U kunt per project een onderhanden werk methode selecteren. In de kolom Genereren kunt u aangeven dat voor deze regel het onderhanden werk berekend dient te worden. Vervolgens klikt u op de knop Genereren om de financiële transacties voor het onderhanden werk te genereren. Voor meer informatie over het genereren van onderhanden werk, zie Onderhanden werk genereren.

Volgende keer

In de volgende blogpost over onderhanden werk worden de verschillende onderhanden werk methodes uitgelegd.

Vanaf vandaag zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs. De volgende service packs staan nu voor u klaar:

• Exact Globe Next 412SP10
• Exact Synergy Enterprise 257SP10

De nieuwe service packs voor product update 413 en 258 komen later beschikbaar. Op dit moment werken we aan een oplossing voor een issue met betrekking tot de print engine in product update 413 van Exact Globe. Zodra er meer bekend is en deze service packs beschikbaar komen, kunt u dat lezen op het support blog. We verwachten u hier op korte termijn meer informatie over te kunnen geven.

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kunt u per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kunt u in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. U kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dient u een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteert u in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Wanneer het service pack er niet bij staat, klikt u eerst op  naast het veld om de lijst met beschikbare updates te verversen. Hiervoor is het van belang dat de gebruikersnaam, het wachtwoord en het domein zijn ingevuld. Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kunt u onderstaande links raadplegen:

• Update van Exact Globe Next via het internet
• Het updaten van Exact Synergy Enterprise

De Service management oplossing maakt gebruik van verschillende Exact producten :

• Exact Synergy Enterprise (verplicht)
• Exact Globe Next (verplicht)
• Replicatie (Exact Integrator, CMDM, XML)
• SQL Service Reporting Services (verplicht)
• Exact Event Manager (optioneel)

In deze blogpost bekijken we de componenten die deel uit maken van de Exact Service Management oplossing vanuit een technisch perspectief om te zien hoe zij met elkaar samenwerken.

Replicatie van gegevens

Alle backoffice functionaliteit die gerelateerd is aan service management, zoals orders verwerken, facturatie, ontvangsten, et cetera, wordt afgehandeld in Exact Globe. Een Service management licentie artikel (SE4510) is vereist voor Exact Globe om met de Service Management oplossing te kunnen werken. Front office functionaliteiten zoals planning, verwerkingsinstallaties en reparaties, CRM, et cetera, wordt afgehandeld in Exact Synergy Enterprise. Ook voor Synergy is er een Service management licentie artikel vereist (YA4510).

Om de Service management oplossing goed te laten functioneren, dienen gegevens tussen Exact Globe en Exact Synergy gedeeld te worden. Het is essentieel dat de stamgegevens voor zowel Synergy als Globe beide afhankelijk zijn van dezelfde sleutel. Wanneer er een verschil is, zal de oplossing niet goed werken. Dus op de een of andere manier moeten de gegevens gerepliceerd (uitgewisseld) worden tussen de twee systemen. Dit kan op drie manieren worden gedaan:

• Exact Integrator – 1 Globe database en 1 Synergy database
• Central Master Data Management (CMDM) – Meer dan 1 Globe database
• XML Replicatie – Werkt met beide bovenstaande scenario’s

Installatie

Er zijn twee manieren om de Service management oplossing in te stellen; via MSI (Medium Scale Integration) of via ELIS (Exact Lightweight Integration Server). Laatstgenoemde is op dit moment nog in controlled release. Bij installatie via MSI dient u het bestand servicemanagement.msi te installeren en de backoffice connectie in te stellen. Deze worden beiden gebruikt om op verschillende punten in het Service management proces gegevens tussen Globe en Synergy uit te wisselen. Voor meer informatie over de installatie, zie How to: Installatie Service management.

Voor meer informatie over de installatie van Service management via ELIS, zie Installatie Service Management in Exact Lightweight Integration Server (ELIS).

SQL Server Reporting Services SQL Server Reporting Services is tevens een integraal onderdeel van de Service management oplossing en dient te worden geïnstalleerd om de oplossing goed te kunnen laten werken. Voor-geconfigureerde SSRS verslagen worden gebruikt om voor zowel Synergy als voor de Field service app servicebonnen, contracten en planningsdocumenten te produceren. Voor meer algemene informatie over de Service management oplossing, zie Service management (overzicht).

Exact Event Manager

Exact Event Manager kan optioneel worden gebruikt om service gerelateerde triggers en gebeurtenissen te genereren.

Volgende keer

In de volgende blogpost in deze serie over de Service management oplossing worden de verschillende componenten van de oplossing zelf besproken.

U kunt de cumulatieven corrigeren middels een historische boeking. Als u zojuist bent begonnen met uw salarisadministratie en u heeft nog een vakantiegeld reservering van voorgaande periodes, dan kunt u het beginsaldo eveneens invoeren door middel van een historische boeking.

Stappenplan

U kunt een historische boeking als volgt invoeren:

• ga naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Salarisinstellingen]
• klik op het icoon achter Historische boekingen
• selecteer uw medewerker (een historische boeking kan alleen per medewerker worden ingevoerd) en klik op Start
• klik op de knop Toevoegen
• selecteer het component met code VAGKRES (vakantiegeld reservering)
• vul het bedrag in

Let op!

Een aantal zaken waar u op dient te letten zijn:

1. De historische boeking wordt geboekt in periode 0, dus bij de eerstvolgende keer dat u uw salaris gaat berekenen via [Salaris, Invoer, Boeken] dan wordt de salarisstrook aangepast voor dat bedrag. Let op dat als u al een periode heeft verwerkt en u verwijdert deze, dan wordt bij de berekening de historische boeking meegenomen.
2. Voor het corrigeren van een vakantiegeld reservering, dient u de historische boeking te boeken op het component vakantiegeld reservering (met de juiste code) en niet op vakantiegeld uitbetalingscomponent.
3. Mocht uw component (bijvoorbeeld vakantiegeld reservering) niet aanwezig zijn in de lijst als u op de knop Toevoegen klikt, dan heeft u reeds deze component in een van de loonjaren gebruikt. Zoek in dat geval in welk loonjaar u dit component heeft gebruikt en pas daar het bedrag aan.
4. Als u in punt 3 het component in een ander loonjaar heeft gebruikt en u wilt de cumulatieven corrigeren, verwijder het bedrag dan niet. U dient het bedrag te corrigeren. Voorbeeld, als het component al is gebruikt in de historische boeking in loonjaar 2005 voor een bedrag van 500 euro en u wilt uw loonstrook corrigeren voor een bedrag van 100 euro welke te weinig is gereserveerd, dan past u dit bedrag aan van 500 + 100 = 600 euro. Als er teveel is gereserveerd voor 100 euro, dan past u dit bedrag aan 500 -/- 100 = 400 euro

Picture credits

In de voorgaande blogpost heeft u kunnen lezen wat Onderhanden werk (OHW) is en hoe u dit kunt genereren. In deze tweede blogpost over Onderhanden werk zullen we de verschillende Onderhanden werk methodes bespreken.

Kostenerkenning

Wanneer u uw onderhanden werk voor verschillende projecten in een specifieke periode wilt verwerken en de mutatie van het onderhanden werk wilt laten bepalen op basis van het percentage van gereedheid op basis van de gebudgetteerde en gerealiseerde kosten, dan kunt u de OHW methode Percentage gereed kostenerkenning selecteren op het tabblad Basis in het projectonderhoud.

Omzeterkenning

Als u uw onderhanden werk voor verschillende projecten in een specifieke periode wilt verwerken en de mutatie van het onderhanden werk wilt laten bepalen op basis van het percentage van gereedheid gebaseerd op de gebudgetteerde en gerealiseerde omzet, dan kunt u de OHW methode Percentage gereed omzeterkenning selecteren.

Afgehandelde contractmethode

Wanneer u uw onderhanden werk voor een project wilt verwerken waarbij het onmogelijk is om een goede inschatting te maken van het proces, dan is het te verwachten dat de omzet van het project hoger zal zijn dan de kosten. In dit geval dient de omzet te worden herkend op basis van de werkelijke kosten. Dit wordt de Afgehandelde contract methode genoemd.

Te factureren

Wanneer het onderhanden werk van een project berekend moet worden op basis van de omzet dat gefactureerd dient te worden, dan kunt u gebruik maken van de OHW methode Te factureren.

OHW kosten en opbrengsten overboeken

Als het in uw situatie wenselijk is om het onderhanden werk van de kosten en opbrengsten op aparte grootboekrekeningen te registeren waarbij eventueel zelfs onderscheid gemaakt dient te worden tussen het gebruikte project, artikel, kostenplaats en kostendrager, dan kunt u gebruik maken van de OHW methode OHW kosten en opbrengsten overboeken.

Met deze methode kunt u de onderhanden werk kosten en opbrengsten op de balansrekeningen boeken. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de tussenrekeningen Overboeken opbrengst naar OHW en Overboeken kosten naar OHW. Wanneer het project is afgehandeld kunt u het onderhanden werk kosten en opbrengsten laten vrijvallen en wordt het weer teruggeboekt op de winst en verlies rekeningen.

OHW kosten en opbrengsten

Wanneer u wel wilt dat het onderhanden werk van de kosten en opbrengsten op aparte grootboekrekeningen geregistreerd wordt, maar dat er geen gebruik wordt gemaakt van de tussenrekeningen Overboeken opbrengst naar OHW en Overboeken kosten naar OHW, dan kunt u kiezen voor de OHW methode OHW kosten en opbrengsten. Naast het onderscheid tussen de kosten en opbrengsten die op aparte grootboekrekeningen worden geboekt, biedt deze onderhanden werk methode ook detailinformatie met betrekking tot de gebruikte kostenplaatsen en kostendragers.

Opmerking: Deze onderhanden werk methode is alléén beschikbaar in Exact Globe en niet in Exact Synergy (Enterprise). Wanneer u tevens met Exact Synergy (Enterprise) werkt en u gebruikt deze onderhanden werk methode dient u de projecten in Exact Globe te onderhouden en niet in Exact (Synergy) Enterprise.

Percentage gereed kostenerkenning (budget) en Percentage gereed omzeterkenning (budget)

Wanneer u E-budget in uw licentie heeft kunt u tevens de methodes Percentage gereed kostenerkenning (budget) en Percentage gereed omzeterkenning (budget) selecteren. Voor meer informatie over de verschillende Onderhanden werk methoden, zie Onderhanden werk (OHW) in een project administratie.

Volgende keer

In de laatste blogpost over Projecten zullen we de laatste stap uit het proces bespreken: het afronden van projecten.

In de voorgaande blogpost over de service management oplossing hebben we de software componenten besproken. U heeft nu een idee wat er ‘achter de schermen’ gebeurt bij de service management oplossing. In deze blogpost zullen we de componenten van de oplossing zelf bespreken, zodat u ook een idee krijgt welke activiteiten er plaatsvinden tijdens de dagelijkse processen zodra de oplossing succesvol is geïnstalleerd en geconfigureerd.

Verkoop

Tijdens de verkoop van een service-artikel vinden er een aantal service gerelateerde activiteiten plaats:

• serviceconfiguraties genereren of koppelen aan een verkooporder die is gegenereerd in Exact Globe
• serienummers vanuit Synergy synchroniseren met serienummers in Exact Globe
• Installatie service activiteiten (in Synergy) genereren uit een verkooporder die in Exact Globe is gegenereerd
• verkooporderregels (in Exact Globe) aan bestaande serviceconfiguraties koppelen
• klanten informeren over service gerelateerde details door service gerelateerde velden op de lay-outs (Synergy en Exact Globe)

Serviceconfiguraties

Een serviceconfiguratie kan bestaan uit een enkel artikel of uit meerdere gekoppelde artikelen. Dit kan een combinatie zijn van serieartikelen, niet-serieartikelen en zelfs reserveonderdelen. Serviceconfiguraties zijn een belangrijk onderdeel van de service management oplossing aangezien zij servicebedrijven de mogelijkheid bieden om onder andere:

• een set van artikelen te bundelen tot een serviceconfiguratie
• de adresgegevens van klanten aan een serviceconfiguratie te koppelen
• artikelen toevoegen en te vervangen in een serviceconfiguratie
• de geschiedenis van de serviceactiviteiten te bekijken

Servicecontracten

De meeste servicebedrijven werken met contracten. De service management oplossing helpt o.a. bij:

• het aanmaken van servicecontracten
• het genereren van facturen vanuit een contract
• het koppelen van een contract aan een project
• het snel aanmaken van nieuwe klant gerelateerde contracten via contracttemplates
• het koppelen van meerdere serviceconfiguraties aan een enkel contract

Helpdesk / Service desk

Efficiënte afhandeling van klantenservice gerelateerde vragen en serviceaanvragen is belangrijk, niet alleen voor een winstgevende serviceafdeling, maar ook om klanten tevreden en loyaal te houden. De service management oplossing helpt u hierbij door o.a.:

• het bekijken van details van de contractafspraken
• het instellen van de standaardduur per service-activiteit
• het toevoegen of verwijderen van velden van het service-activiteitenscherm
• het aanpassen van contact- en adresgegevens
• het maken van materiaalreserveringen
• het koppelen van materialen die gebruikt dienen te worden bij de service-activiteit

Planning

Een effectieve planning is belangrijk om er zeker van te zijn dat serviceoproepen op de meest efficiënte manier worden gepland en dat daarbij de juiste medewerker wordt toegewezen. De service management oplossing biedt o.a.:

• het planbord
• het automatisch verversen en gepersonaliseerde schermen en tools
• het plannen van activiteiten die buiten het werkschema vallen
• het plannen van meerdere monteurs op dezelfde service-activiteit
• het werken met meerdere werkschema’s per monteur

Realisatie

Service management draait natuurlijk om het verlenen van service op een product. Hiervoor biedt de service management oplossing o.a.:

• service-activiteit werkstroom
• het updaten en bewerken van service-activiteiten en serviceconfiguratie details
• werkbladen printen
• real-time voorraad gebruik
• het online registreren van het gebruikte materiaal, uren en andere uitgaven.

Magazijnbeheer

Voor handels- en productiebedrijven is het belangrijk om de voorraadniveaus goed in de gaten te houden. Dit geldt ook voor bedrijven die service verlenen, waarbij het van belang is om altijd te kunnen beschikken over reserveonderdelen. Tevens is het belangrijk om inzicht te hebben in welke onderdelen het vaakst ontbreken. De oplossing van Exact biedt de mogelijkheid om:

• het maken van servicereserveringen in MRP
• het real time bekijken van voorraadwijzigingen
• het registeren van voorraad per monteur
• het snel controleren van de beschikbaarheid van materialen

Facturering

Het is belangrijk om de periode tussen de service realisatie en het factureren zo kort mogelijk te houden. Daarnaast dienen facturen duidelijk te zijn voor de klant zodra ze op tijd betaald (kunnen) worden. Met de service management oplossing kunt u o.a.:

• factuurvoorstellen aanmaken van realisaties op basis van de contractvoorstellen in Synergy
• factuurvoorstellen aanpassen voordat de factuur wordt gegenereerd
• periodieke facturen aanmaken op basis van contracten
• facturen versturen naar (meerdere) debiteur(en)
• facturen via Exact Globe versturen
• artikelprijzen van een prijslijst uit Exact Globe gebruiken als basis voor de berekening

KPI’s en rapportage

Om inzicht te krijgen in hoe de organisatie presteert biedt de oplossing de volgende overzichten:

• servicebon
• contract
• gedetailleerde planning
• gecomprimeerde planning
• factuurdetails

Volgende keer

De volgende blogpost over de service management oplossing zal gaan over contracten.

Wanneer een project klaar is, dient dit te worden afgehandeld. Een project kan pas worden afgehandeld als alle geplande uren zijn gerealiseerd en alle facturen zijn verstuurd of afgedrukt.

Er zijn twee manieren om projecten af te handelen: handmatig of automatisch. In deze laatste blogpost over projecten zullen beide manieren worden besproken.

Handmatig projecten afhandelen

U kunt een project handmatig afhandelen via de knop Afhandelen. Deze knop is in verschillende schermen beschikbaar, bijvoorbeeld in het projectonderhoud.

Na het afhandelen krijgt het project de status Afgehandeld.

Automatisch projecten afhandelen

U kunt projecten automatisch afhandelen door de knop Autom. afhandelen te gebruiken. Deze knop is beschikbaar in het selectiescherm van het menupad [Projecten, Projecten, Projecten onderhouden].

Wanneer u op de knop Autom. afhandelen klikt verschijnt het volgende scherm:

In dit scherm verschijnen alleen de projecten die automatisch afgehandeld kunnen worden. Om automatisch afgehandeld te kunnen worden dient aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

• De verkooporder is afgehandeld
• De factuur is gegenereerd
• De gekoppelde interne order is afgehandeld
• De gekoppelde bestelling is afgehandeld
• Alle kind-projecten zijn afgehandeld

Selecteer de gewenste projecten in de kolom Selecteren en klik vervolgens op Afhandelen om deze projecten af te handelen.

Volgende keer

Dit was de laatste blogpost over de Projecten. De volgende blogposts in deze serie over de bedrijfsoplossingen in Exact Globe zullen gaan over de Logistieke modules.

Vanaf vandaag zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs. De volgende service packs staan nu voor u klaar:

• Exact Globe Next 412SP11
• Exact Synergy Enterprise 257SP11

De nieuwe service packs voor product update 413 en 258 komen later beschikbaar. Zodra er meer bekend is en deze service packs beschikbaar komen, kunt u dat lezen op het support blog. We verwachten u hier op korte termijn meer informatie over te kunnen geven.

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kunt u per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kunt u in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. U kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dient u een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteert u in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Wanneer het service pack er niet bij staat, klikt u eerst op  naast het veld om de lijst met beschikbare updates te verversen. Hiervoor is het van belang dat de gebruikersnaam, het wachtwoord en het domein zijn ingevuld. Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kunt u onderstaande links raadplegen:

• Update van Exact Globe Next via het internet
• Het updaten van Exact Synergy Enterprise