Normaal gesproken kunt u 60 karakters gebruiken om een artikel te omschrijven. Het kan natuurlijk voorkomen dat u hier niet genoeg aan heeft. Om een extra lange omschrijving te gebruiken, kunt u van het betreffende artikel een tekstartikel maken.
Artikelen zonder vaste kostprijs
U kunt een tekstartikel aanmaken omdat de omschrijving van het betreffende artikel simpelweg niet kwijt kunt in het veld ‘Omschrijving’, maar u kunt tekstartikelen ook gebruiken om een algemeen artikel te genereren waarmee meerdere artikelen aangeduid kunnen worden. Door het gebruik van een tekstartikel kunt u dan meerdere artikelen verkopen zonder hier iedere keer een nieuw artikel voor aan te hoeven maken. Een tekstartikel kan bijvoorbeeld in iedere order een ander artikel voorstellen, waardoor dit artikel geen vaste kostprijs kan bevatten. Omdat een tekstartikel dus geen vaste kostprijs heeft, wordt bij het leveren van deze artikelen naar de kostprijs van de orderregels gekeken en niet naar de kostprijs van het artikelonderhoud.
Een tekstartikel aanmaken
Om een tekstartikel aan te maken gaat u naar [Factuur, Artikelen, Onderhouden] (of vanuit de modules Voorraad, Order, Inkoop, Service of Projecten). Hier kiest u voor ‘Nieuw’ en voert u de benodigde gegevens in. In de sectie ‘Attributen’ kunt u de optie ‘Tekst’ aanvinken. In het veld ‘Tekst’ kunt u vervolgens een extra lange omschrijving invullen. Deze tekst kunt u bij het aanmaken van de factuur aanpassen, zodat u steeds een andere omschrijving kunt gebruiken voor hetzelfde artikel.
De lay-out controleren
Wanneer u gebruik maakt van tekstartikelen, zult u ook de lay-out van uw documenten (facturen, orders, etc.) moeten controleren en eventueel aan moeten passen. Om de lay-out van bijvoorbeeld uw verkoopfactuur te controleren gaat u naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen]. Vervolgens klikt u achter de lay-out van de verkoopfactuur op het vergrootglas-icoon. U selecteert hier de juiste lay-out en klikt op ‘Bewerken’. Om er voor te zorgen dat de extra lange artikelomschrijving op de factuur wordt getoond, dient het veld ‘Extra artikelomschrijving’ in het ‘Tekstregelblok’ aanwezig te zijn. Zie onderstaand voorbeeld:
